SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN. Pengertian SIM seacara umum. SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”. Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Dan SIM sangat di perlikan dalam organisasi maupun dalam perusahaan. Secara global SIM adalah sistem informasi manajemen sangat membantu manajemen didalam organisasi, fungsi-fungsi manajemen, pengambilan keputusan, yang berarti bahwa semua orang dalam organisasi yang berhubungan dengan manajemen bertanggungjawab atas kegiatan dan hasil perusahaan, terutama sekali bagi seorang manajer dalam mencapai suatu tujuan perusahaan. Menurut salah satu para ahli “Syamsi” (2000) menyatakan bahwa sistem informasi manajemen (SIM) merupakan jaringan informasi yang dibutuhkan pimpinan dalam menjalankan tugasnya, terutama dalam mengambil keputusan. 1. Teori SIM Peranan manajemenlah yang menuntut penyebaran dan penggunaan sumber-sumber yang efesien untuk mencapai suatu tujuan, dengan demikian akan membantu fungsi menajemen dengan diterimanya suatu informasi dengan cepat dan tepat. Maka diperlukan sistem informasi manajemen yang baik untuk Dalam suatu perusahaan tidak akan terlepas dari berbagai macam masalah yang ada didalam organisasi, dan didalam suatu perusahaan perubahan sering sekali timbul, sehingga perubahan ini sering sekali menjadi hambatan bagi manajer, maka akibatnya dari perubahan ini menimbulkan masalah. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem informasi manajemen untuk mendukung manajer dalam mengatasi masalah-masalah tersebut. Sistem informasi tidak hanya memproses data menjadi informasi tetapi juga menyalurkan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan. 2. Konsep dasar pada SIM. • TIPE KEGIATAN MANAJEMEN Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 3 bagian : 1. Perencanaan strategic : merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi. 2. Pengendalian manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Proses pengendalian manajemen terdiri dari : pembuatan program kerja, p 3. Pengendalian operasi : Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien enyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis. • TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran. Keputusan dibagi dalam 3 tipe : 1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Contohnya: keputusan penagihan utang piutang. 2. Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Contohnya: keputusan membeli sistem komputer yang canggih. 3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Contohnya: berkerja sama dengan perusahaan lain. • TIPE INFORMASI Sistem informasi sekarang peranannya tdk hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan- laporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yg lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan yg terjadi didalam organisasi atau pun perusahaan untuk menjadi bukti yg berguna didalam menentukan tindakan yg diambil. Ada 3 macam tipe informasi. 1. Informasi pengumpulan data (Scorekeeping information) : informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja karyawannya. 2. Informasi Pengarahan perhatian (attention directing information) : membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yg menyimpang, ketidakberesan. Informasi ini membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan yang terjadi. 3. Informasi Pemecahan masalah (Problem Solving information) : informasi untuk membantu para manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Problem solving biasanya dihubungkan dgn keputusan yg tidak berulang-ulang serta situasi yg membutuhkan analisis yg dilakukan oleh manajemen tingkat atas. • KARAKTERISTIK INFORMASI. Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yg berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatan yg berbeda-beda, dibutuhkan informasi yg berbeda-beda pula, karakteristik informasi ini antara lain : 1. Kepadatan Informasi : untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci(detail) dan kurang padat, krn terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yg lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yg semakin tersaring(terfilter), lebih ringkas dan padat. 2. Luas Informasi : Manjemen bawah karakteristik informasi. Adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas khusus. Untuk manajer tingkat tinggi, karakteristik informasin yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yang luas. 3. Frekuensi informasi : Manajemen tingkat bawah frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin, karena digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas terstruktur dengan pola yg berulang-ulang dari waktu ke waktu. 4. Waktu Informasi : Manajemen tingkat bawah, informasi yg dibutuhkan adalah informasi historis, karena digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yg memeriksa tugas-tugas rutin yang sudah terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi, waktu inf lebih ke masa depan berupa inf prediksi karena digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yang menyangkut nilai masa depan. 5. Akses Informasi : Level bawah membutuhkan inf yg periodenya berulang-ulang, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem inf yang memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian akses inf tidak dapat secara on line, tetapi dapat secara off line. Sebaliknya untuk level lebih tinggi, periode inf yg dibutuhkan tidak jelas, sehingga manajer-manajer tingkat atas perlu disediakan akses on line untuk mengambil inf kapan pun mereka membutuhkan. 6. Sumber Informasi : Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian internal perusahaan, maka manajer tingkat bawah lebih membutuhkan inf dengan data yang bersumber dari internal perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategik yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, sehingga membutuhkan inf degan data yang bersumber pada eksternal perusahaan. • TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan : 1. Intelligence : Pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan. 2. Design : Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif2 pemecahan masalah. 3. Choice : Tahap memilih dari solusi dari alternatif2 yg disediakan. 4. Implementation : Tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya. Contoh penerapan SIM bidang AKUTANSI MANAJEMEN. 1. Sistem informasi akuntansi manajemen adalah sistem informasi yang 2. memproses input sehingga menghasilkan output untuk mencapai tujuan. 3. prosesnya dapat dijelaskan oleh aktivitas seperti pengumpulan,(collecting),pengukuran 4. (measuring),penyimpanan(storing),analisis(analysis),pelaporan(reporting),dan pengelolaan (managing) informasi. Output yang dihasilkan dapat berupa laporan 5. khusus, biaya produksi, biaya pelanggan, anggaran, laporan kinerja, bahkan 6. komunikasi personal. 7. Sistem informasi akuntansi manajemen mempunyai tiga tujuan utama, yaitu: untuk menyediakan informasi yang digunakan dalam perhitungan biaya jasa,produk dan tujuan lain yang diinginkan manajemen untuk menyediakan informasi yang digunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan yang berkesinambungan, serta untuk menyediakan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan (Hansen, 2000). Ketiga tujuan ini mengungkapkan bahwa manajer dan pengguna lainnya membutuhkan informasi akuntansi manajemen dan perlu mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu manajemen mengidentifikasikan suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja. Informasi akuntansi manajemen dibutuhkan dan digunakan dalam semua lingkup manajemen, meliputi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan. Lebih jauh lagi, kebutuhan akan informasi tidak terbatas pada organisasi manufaktur, tetapi juga mencakup organisasi dagang dan jasa. Lingkungan ekonomi yang dihadapi banyak perusahaan dewasa ini telah menuntut adanya pengembangan terhadap praktek-praktek akuntansi manajemen yang inovatif dan relevan. Tekanan persaingan global telah mengubah lingkungan ekonomi. Perubahan ini menyebabkan terciptanya lingkungan baru pada bidang akuntansi manajemen, setidak-tidaknya untuk sejumlah besar organisasi. Karena lingkungan berubah, maka akuntansi manajemen tradisional tidak digunakan lagi. Faktor-faktor kunci perubahan ini adalah (1) orientasi kepada pelanggan, (2) perspektif lintas fungsional, (3) persaingan global), (4) manajemen mutu total (TQM), (5) waktu sebagai unsur kompetitif, (6) kemajuan dalam teknologi informasi, (7) kemajuan lingkungan manufaktur, (8) pertumbuhan dan deregulasi dalam industri jasa, dan (9) manajemen berdasarkan aktivitas (ABM). Ada dua kemajuan yang signifikan berhubungan dengan teknologi informasi. Yang pertama erat kaitannya dengan manufaktur yang terintegrasi dengan komputer (Computer-Integrated Manufacturing = CIM). Dengan proses produksi terotomatisasi, komputer digunakan untuk memonitor dan mengendalikan berbagai operasi. Dengan penggunaan komputer, sejumlah besar informasi yang berguna dapat dikumpulkan dan dilaporkan kepada manajer dengan segera. Apa yang sedang terjadi di bagian produksi dapat diketahui dengan segera pula. biaya unit yang diproduksi, bahan yang digunakan, sisa, dan biaya produksi. Hasilnya adalah suatu sistem informasi yang secara terpadu mengintegrasikan data proses produksi dengan pemasaran dan akuntansi. Otomatisasi tersebut dapat meningkatkan kuantitas dan kecepatan informasi. Karena manajer memanfaatkan nilai sistem informasi yang lebih kompleks, maka mereka harus memiliki akses data dari sistem dan mampu memilah serta menganalisisnya secara cepat dan efisien. Di lain pihak, ini mengimplikasikan bahwa alat-alat untuk analisis harus andal. Kemajuan kedua adalah ketersediaan alat-alat yang dibutuhkan, seperti ketersediaan komputer personal (PC), software, dan paket-paket grafis yang memudahkan pengguna (user friendly). Komputer personal berfungsi sebagai penghubung komunikasi ke sistem informasi perusahaan, sedangkan software dan paket grafis memberikan manajer kemampuan analitis untuk menggunakan informasi tersebut. Alat bantu PC dan software tersedia bagi manajer dari semua jenis organisasi. PC dan software yang mudah pengoperasiannya memungkinkan manajer melakukan lebih banyak analisis dan mengurangi ketergantungannya pada departemen sistem informasi yang tersentralisasi. Jika sebuah PC juga bertindak sebagai suatu terminal dan dihubungkan ke database organisasi, maka manajer dapat mengakses informasi dengan cepat dan menyiapkan lebih banyak laporannya. Akuntan manajemen sekarang lebih fleksibel merespon kebutuhan manajerial untuk aktivitas kalkulasi biaya produksi yang lebih kompleks. Selain itu, kemampuan perhitungan yang cepat dewasa ini telah memungkinkan penyusunan laporan pada saat dibutuhkan. Banyak perusahaan menemukan bahwa peningkatan daya respon dari sistem informasi akuntansi manajemen kontemporer memungkinkan mereka merealisasikan penghematan biaya secara berarti melalui penghapusan sejumlah besar laporan bulanan internal. Akuntansi manajemen harus mampu menghadapi tantangan perubahan lingkungan sehingga dapat menghasilkan informasi yang sesuai dengan perubahan teknologi manufaktur, teknologi sistem informasi dan persaingan global. Sistem akuntansi manajemen harus mampu beradaptasi dengan kemajuan teknologi. Selain itu, kemajuan teknologi membawa dampak terhadap perkembangan dunia industri yang menuntut adanya kriteria penilaian kinerja perusahaan untuk mencapai tujuan secara optimal. Kriteria tersebut menyebabkan bidang akuntansi manajemen untuk dapat menyajikan informasi yang dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji dalam rangka pengambilan keputusan manajemen, baik strategik maupun taktis. Kemajuan teknologi informasi juga membawa dampak besar pada perkembangan dalam paradigma maupun pada teknologi manufaktur. Beberapa faktor akuntansi manajemen yang mendasar mengalami perubahan akibat penggunaan teknologi informasi. Perubahan tersebut antara lain mencakup proses perencanaan, pengendalian aktivitas rutin, struktur organisasi dan situasi kerja. Dalam situasi dimana lingkungan berubah, maka rencana organisasi juga harus berubah agar tetap bertahan dan keadaan organisasi tetap stabil. Organisasi yang dihadapkan dengan perubahan lingkungan harus responsif jika tidak ingin mengalami penurunan aktivitas yang tidak dapat dihindarkan. Kondisi ini mengharuskan manajemen untuk selalu melakukan peningkatan yang inovatif secara kontinu disegala aspek agar perusahaan dapat tetap bertahan dalam persaingan yang sangat ketat, bahkan dapat memungkinkan perusahaan dapat menjadi leading company. Sumber: google dan http://puslit.petra.ac.id/journals/accounting/